Collaboration

Πρόκειται για ένα σύστημα που διευκολύνει επικοινωνία και την ανταλλαγή γνώσης μεταξύ των υπαλλήλων ή / και των συνεργατών μιας εταιρίες ή ενός οργανισμού.

Υπάλληλοι - Οργανόγραμμα

• Υποστηρίζει την πλήρη αποτύπωση της ιεραρχικής δομής του οργανογράμματος μιας επιχείρησης και παρέχει την δυνατότητα τροποποιήσεων σε αυτή από τους διαχειριστές του συστήματος.
• Υποστηρίζει την ανάθεση ρόλων / θέσεων στους χρήστες με ορολογία παραμετροποιήσιμη και οικεία στα στελέχη του επιχείρισης / οργανισμού (π.χ. Γενικός Διευθυντής, Διευθυντής, Τμηματάρχης, Υπάλληλος).
• Επιτρέπει την αντιστοίχηση υπαλλήλων σε συγκεκριμένα τμήματα / διευθύνσεις, στις οποίες φέρουν συγκεκριμένους ρόλους.

Χώροι Εργασίας

• Στους χώρους εργασίας οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν φακέλους / υποφακέλους και να τοποθετήσουν αρχεία.
• Κάθε χώρος εργασίας μπορεί να είναι είτε κοινόχρηστος είτε ιδιωτικός.
• Κάθε οντότητα του οργανογράμματος (διεύθυνση, τμήμα κ.λ.π.) θα διαθέτει ξεχωριστό χώρο εργασίας, ο οποίος θα είναι ορατός από τους υπαλλήλους που ανήκουν σε αυτή.
• Κάθε υπάλληλος με την εισαγωγή του στο σύστημα αποκτά αυτόματα τον προσωπικό του χώρο εργασίας.
• Κάθε υπάλληλος έχει πρόσβαση στα αρχεία του τμήματός του και στα αρχεία των ανωτέρω διευθύνσεών.
• Υποστηρίζεται η add hoc δημιουργία ομάδων εργασίας από υπαλλήλους από διαφορετικά τμήματα οι οποία μοιράζονται έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίαςΥποστηρίζεται το μαζικό upload αρχείων σε έναν φάκελο.
  
  
   

• Υποστηρίζεται η κρυπτογράφηση αρχείων για αρχεία με ευαίσθητο περιεχόμενο
  
  

Δυνατότητες χρηστών

Οι χρήστες του συστήματος μπορούν να:

• Δημιουργούν, μετονομάζουν, μετακινούν και να διαγράφουν φακέλους μέσα στον προσωπικό τους χώρο εργασίας αλλά και στον χώρο στον οποίο ανήκουν.
• Κάνουν upload, download αρχείων, να διαγράφουν και να τροποποιούν προϋπάρχοντα αρχεία (τηρείται ιστορικό εκδόσεων).
• Μοιράζονται φακέλους και το περιεχόμενό τους, με άλλους συναδέλφους με σκοπό την μεταξύ τους συνεργασία.
• Σχολιάζουν ένα αρχείο. Τα σχόλια εμφανίζονται ημερολογιακά σε όλους τους χρήστες.
  
  
   

• Ενημερώνονται σε μια συγκεντρωτική λίστα για το σύνολο των αλλαγών / προσθηκών σε αρχεία και υπηρεσιακά σημειώματα.

Εκδόσεις αρχείων

• Το σύστημα έχει την δυνατότητα της αποθήκευσης των παλαιότερων εκδόσεων των αρχείων (versioning).
  
  
   
• Ο χρήστης μπορεί να δει ταξινομημένες κατά ημερομηνία τις προηγούμενες εκδόσεις για ένα αρχείο, να επαναφέρει μια παλαιότερη έκδοση σαν τρέχουσα, ή να κάνει λήψη μίας παλαιότερης έκδοσης αρχείου.

Αναζήτηση αρχείων

• Παρέχεται δυνατότητα full text search στο περιεχόμενο των αρχείων.
• Τα αρχεία μπορούν να αναζητηθούν βάσει ημερομηνίας δημιουργίας, δημιουργού, διεύθυνσης - τμήματος που ανήκουν ή / και περιεχομένου.
• Η αναζήτηση ανακτά αρχεία από τον προσωπικό χώρο του εκάστοτε χρήστη και από το σύνολο των ορατών (shared) προς αυτόν αρχείων.

Ειδοποιήσεις

• Το σύστημα έχει την δυνατότητα δημιουργίας αυτόματων ειδοποιήσεων κατά την προσθήκη ή μεταβολή ενός αρχείου.
• Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται μέσω e-mail σε όλους τους χρήστες στους οποίους είναι ορατό το αρχείο.

Διαχείριση εσωτερικής αλληλογραφίας

• Το σύστημα προσφέρει την δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων σε μεμονωμένους χρήστες ή οργανωτικές δομές.
• Με κάθε μήνυμα που αποστέλλεται μέσω του συστήματος αποστέλλεται και αντίστοιχη ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ο παραλήπτης υπογράφει ηλεκτρονικά την παραλαβή του μηνύματος τσεκάροντας σε αντίστοιχο κουτί.
• Ο αποστολέας βλέπει για κάθε παραλήπτη του σημειώματος την ημερομηνία που υπέγραψε παραλαβή του.
• Tα μηνύματα μπορούν να χαρακτηριστούν από τον αποστολέα ως υψηλής (επείγοντα) ή χαμηλής σπουδαιότητας.